Il s’agit là d’une grande erreur, car les ressources seront déjà très occupées pendant les différentes étapes de l’implantation. Un surplus de tâches liées au nettoyage et à la mise en forme des données durant l’implantation va créer un stress additionnel sur l’équipe de travail. Il y a fort à parier que la grande majorité de l’information va être prise telle quelle et que le projet va en souffrir à plusieurs niveaux.
Si vous désirez faire partie de ceux qui ont planifié la prise en main de leurs données d’entreprise, voici quelques façons d’assurer la réussite de cette étape cruciale dans le cadre d'une implantation ERP :
- Mesurez la précision des données
- Mesurez la facilité d’obtention de vos données
- Évaluez l’intégralité des données
- Mesurez l'efficacité du processus de nettoyage des données
- Estimez le temps nécessaire pour migrer les données vers le nouveau système ERP
- Évaluez la gouvernance des données
- Obtenez une rétroaction sur la qualité et l’intégralité des données
Mesurez la précision des données
Évaluez la qualité des informations disponibles. Des données précises garantissent que les opérations basées sur le système ERP sont fiables et exactes.
Mesurez la facilité d’obtention de vos données
Les données provenant de divers départements et processus peuvent parfois être difficile à colliger et à intégrées dans le système ERP. De Plus, assurez-vous que les données provenant de plusieurs sources sont consolidables pour être intégrées facilement. Une intégration fluide permet une communication transparente entre les différentes parties de l'organisation.
Évaluez l’intégralité des données
Validez que toutes les informations nécessaires sont disponibles et correctes. Des données complètes sont essentielles pour que le système ERP puisse les traiter et que les utilisateurs puissent prendre des décisions éclairées. Votre intégrateur devrait vous communiquer de l’information rapidement dans le projet sur les requis propres au nouveau système.
Mesurez l'efficacité du processus de nettoyage des données
Éliminer les doublons, les erreurs et les incohérences peut s’avérer laborieux. Peut-on simplifier le processus? Demandez la collaboration de votre intégrateur. Profitez-en pour laisser tomber des données historiques qui remontent trop loin de façon à épurer le plus possible. Un nettoyage adéquat garantit la fiabilité des données et en simplifie l’accès.
Estimez le temps nécessaire pour migrer les données vers le nouveau système ERP
Une migration rapide et sans heurts permet de minimiser les interruptions dans les opérations commerciales. Une complexité trop grande de la donnée peut occasionner des délais inutiles pour les intégrer dans votre nouveau système.
Évaluez la gouvernance des données
Assurez-vous qu'il existe des politiques et des processus clairs pour la gestion, la protection et la qualité des données. Si ce n’est pas le cas, mettez en place ces politiques pour assurer la pérennité de la qualité des informations qui deviendront bientôt la source de vos outils d’aide à la prise de décision. La création d’un comité ERP peut aussi prendre en charge ce volet.
Obtenez une rétroaction sur la qualité et l’intégralité des données
Sollicitez la rétroaction des utilisateurs sur la qualité des données, et aussi sur l’intégralité de l’information qui en découle. Questionnez-les sur leur expérience avec le nouveau système ERP. Cette rétroaction peut aider à identifier des problèmes potentiels et à les résoudre rapidement.
Pour conclure
En mesurant les différents aspects mentionnés ci-haut, une organisation peut évaluer l'efficacité de sa préparation de données en prévision de l'implantation d'un ERP et prendre des mesures correctives si nécessaire pour maximiser le succès de la mise en œuvre. La préparation minutieuse des données avant l'implantation d'un système ERP se révèle être un pilier fondamental pour assurer le succès et la pérennité de tout projet d'intégration.
En évaluant la qualité, la complétude, la gouvernance des données ainsi que la facilité de leur migration et leur intégration, les organisations peuvent identifier les points critiques et prendre des mesures correctives avant que les défauts ne compromettent le fonctionnement du système.
De plus, en investissant dans la formation et la sensibilisation du personnel, en mettant en place des processus de surveillance continue et en explorant les possibilités offertes par les technologies émergentes, les entreprises peuvent non seulement garantir le succès de leur implantation ERP, mais également créer une base solide pour l'innovation future et la croissance organisationnelle.
En fin de compte, une approche proactive envers la préparation des données se traduit par une prise de décision plus éclairée, des opérations plus efficaces et une compétitivité accrue sur le marché.
